Створення документів у системі суттєво скорочує час на узгодження та передачу інформації всередині компанії і серед контрагентів.

Документи можуть бути внутрішні, вхідні та вихідні. У документа завжди вказується його тип: Договір, Лист, Службова записка і т.д. Посади, які мають відповідну роль, можуть доповнювати довідник типів документів.

Створення документа

Документи створюються за Шаблоном або копіюванням іншого документа. У шаблоні налаштовуються реквізити майбутнього (створеного на його основі) документа: його тип, тема, опис, маршрут погодження та підписання і його розсилка. У момент створення документа за шаблоном, його автор може внести необхідні зміни в створюваний документ, відхиляючись від налаштування шаблону. У системі є вже налаштовані шаблони, але можна створювати нові шаблони будь-якої конструкції.

Шаблони документів дають можливість налаштовувати необхідні бізнес-процеси в організації.

Створити новий документ можна за кнопкою Створити.

Документ можна створити відразу - в одному процесі: передбачити свій підпис та автоматичну реєстрацію у вибраному журналі. Тоді при натисканні на кнопку Створити і підписати, буде відкрито форму підписання, після виконання якої документ буде зареєстровано та розіслано (якщо було передбачено розсилку), тобто роботу зі створення документа буде повністю завершено.

Якщо документ передбачає тільки ваш підпис, але ще потребує змін, ви можете вибрати кнопку Створити, та підписати його пізніше. Якщо ваш підпис у документі не передбачено, тоді кнопка Створити і підписати буде недоступна.

Статуси документа

Статус Чернетка означає, що документ ще ніким не підписаний та не зареєстрований, тобто перебуває в процесі підготовки. Якщо документ має очікувані для отримання підписи, його статус буде На підписанні. Після отримання останнього запланованого підпису, документ переходить у статус На реєстрації. Після реєстрації документ отримує фінальний статус - Зареєстрований.

Копіювання документа

Документ також можна створити шляхом копіювання іншого документа і внести до нього необхідні зміни. У новий документ буде скопійовано тему, опис, маршрут підписання, розсилки та файли, що підписуються.

Редагування документа

Поки документ не зареєстрований, його можна редагувати, зокрема додавати нові файли або нові версії вже доданих (що підписуються) файлів.

Посада, яка має згідно з налаштуванням правил комунікації в компанії, право ставити задачі відповідальному за документом, має право виконання дій над документом у тому ж обсязі, що й у цього відповідального за документом. У події зміни документа буде видно - хто саме та коли зробив ці зміни.

Якщо документ уже має дійсні підписи і потрібно внести зміни до складу даних, що входять до складу тих, що підписуються (тема, опис та файли, що підписуються), то після внесення змін, уже отримані підписи стануть недійсними. Система попередить про це того, хто буде вносити зміни.

Передача керування

Автор стає відповідальним за документом у момент його створення, і може передати документ іншій посаді, визначивши її відповідальною. Відповідальний за документом може вносити зміни в документ, направляти його на погодження та на підпис і реєструвати його.

Відповідальний за документом може передати управління ним іншій посаді в будь-який момент, але тільки до реєстрації документа.

Підписання документа

Додавання та видалення погоджень і підписів виконується в розділі Підписи. Там же виконуються дії Направити, Відкликати та інші.

Зібрати погодження та підписи по документу можна як у ручному режимі, так і в автоматичному режимі.

Автоматичний збір підписів за документом дає змогу організувати паралельно-послідовний маршрут підписання, коли один етап може включати від однієї до безлічі посад (паралельний збір підписів усередині етапу), а кожний наступний етап розпочинається автоматично після завершення попереднього (послідовність етапів).

Документ може бути підписаний електронним підписом системи Schrift або кваліфікованим електронним підписом (КЕП).

Детально про підписання документів КЕП читайте у статті.

Дійсність кваліфікованого електронного підпису можна в будь-який момент перевірити засобами системи або вивантаживши його на локальний пристрій користувача - на будь-якому сторонньому сервісі перевірки.

Додатковий підпис за документом може запросити будь-який співробітник, який має доступ до документа і не є відповідальним по документу.

Такий підпис відображатиметься як додатковий.

Якщо за документом уже отримано один або більше підписів, і відповідальний вносить зміни до тих реквізитів, які входять до контенту, що підписується (тема, опис та файли, що підписуються), то вже зібрані підписи стануть недійсними, тож їх потрібно буде отримати знову. Система попередить про це до того, як зміни в документі будуть збережені.

Реєстрація документа

Коли документ підписаний останнім запланованим підписом, він переходить у статус На реєстрації. Система підтримує 3 способи реєстрації: автоматично, відповідальним за документом та іншою визначеною посадою.

Якщо було вибрано автоматичну реєстрацію документа, то в момент отримання останнього запланованого підпису, він автоматично реєструється, отримує реєстраційний номер та набуває статусу Зареєстрований.

Під час ручної реєстрації документу пропонується порядковий реєстраційний номер відповідно до правил, встановлених для відповідного журналу реєстрації. Користувач може вказати вибраний вручну реєстраційний номер, якщо це дозволено налаштуванням журналу реєстрації.

Резервування номеру

У системі існує можливість резервування реєстраційного номера документа. Тобто обраний номер буде надано документу в момент реєстрації, якщо відповідальний надалі не змінить свій вибір.

Розсилка документа

У момент реєстрації документ розсилається співробітникам або зовнішнім контрагентам, зазначеним у розсилці документа. Автор документа до його реєстрації має визначити тих, кому він буде розісланий по факту реєстрації.

Розсилка виконується від імені того, хто підписав документ. Якщо підписантів декілька, то від імені останнього, хто підписав.

Розсилка До відома передбачає інформування одержувачів.

Розсилка До розгляду передбачає очікування від одержувачів певної реакції відповідно до змісту документа.

При розсилці документа До виконання, створюється дочірня задача, в якій вказується тема задачі, термін виконання, постановник і відповідальний. Якщо постановника не вказано, то ним буде підписант документа.

Якщо в компанії ввімкнено модель роботи з урахуванням субординації, тобто налаштовано права між посадами щодо постановки задач, і розсилка на виконання (задача) містить відповідального, то в того, від чийого імені виконуватиметься розсилка, або в будь-якої особи, яка підписала документ, має бути право постановки задач відповідальному. В іншому разі така задача потребуватиме підтвердження.

Якщо після підписання документа тим, у кого є право ставити задачі відповідальному, зазначеному в розсилці на виконання, було додано або змінено розсилання на виконання (змінено термін або інші атрибути), то така задача потребуватиме підтвердження після реєстрації документа.

Для зручності та економії часу розсилку документа можна налаштувати за допомогою шаблонів. Користувач системи може створити особистий шаблон розсилки документів або скористатися загальнодоступними шаблонами, створеними іншими співробітниками.

Створити новий шаблон розсилки можна на основі будь-якої розсилки документа.

Доступ до документів за правом читання журналу реєстрації

Якщо посаді надано доступ на читання журналу реєстрації документів, то така посада автоматично отримуватиме доступ до всіх документів, зареєстрованих у цьому журналі, незалежно від того, надсилався він автором (відповідальним) документа чи ні.

Ця можливість є зручним засобом налаштувати такі бізнес-процеси, які забезпечать повний автоматичний доступ до окремих видів документів, що є обов'язковими для доступу вибраним посадам.

Картка документа

Картка документа створюється автоматично на підставі вмісту документа та є візуалізацією цього документа.

Переглянути зміст картки може будь-який співробітник, який має доступ до документа. Зробити це можна за дабл-кліком на картку документа або через контекстне меню.

Завантаження повного архіву документа з файлами підписів

У системі представлено можливість скачування повного архіву документа з карткою, що підписується, файлами, що підписуються, і файлами підписів (якщо підписи КЕП). Архів у вигляді файлу з розширенням zip збережеться на ваш пристрій, у папку завантаження.

Зовнішній доступ

Документ може передбачати одночасно як підписи всередині компанії, так і зовнішні - інших компаній-контрагентів. Якщо контрагент ще не створив власний обліковий запис у системі Schrift або не перейшов до комунікації з вами в повноцінний режим (після створення ним своєї компанії або підключення до існуючої), то комунікація з таким контрагентом відбуватиметься для нього у гостьовому режимі. Інтерфейс системи покаже, в якому режимі ви спілкуєтеся з контрагентом:

Під час направлення контрагенту документа, йому відкривається доступ до таких атрибутів документа: тема, опис, файли, які підписуються, склад підписів, відповідальний та номер. Інформацію про погодження документа, його розсилання, теги, події, файли (крім файлів, які підписуються) контрагенту не розкривається, якщо її не буде явним чином надано контрагенту.